Quando o médico deve trocar de contador?
A contabilidade de um médico PJ tem impacto direto no imposto pago. Um escritório que não conhece a área pode deixar dinheiro na mesa, por exemplo ao não acompanhar o Fator R, não avaliar a equiparação hospitalar ou não conferir as retenções das notas dos hospitais.
- Você não sabe dizer qual é seu regime tributário nem quanto paga de imposto efetivo.
- As guias chegam em cima do vencimento ou com erro, gerando multas.
- Ninguém revisou se o Simples ou o Lucro Presumido ainda é o melhor regime.
- Seu pró-labore nunca foi ajustado ao faturamento.
- A comunicação é lenta e as dúvidas ficam sem resposta.
- O escritório não cuida das retenções na nota nem do seu Imposto de Renda pessoal.
O que as normas do CFC exigem na troca de contador?
A Resolução CFC 1.590/2020 regula o contrato de prestação de serviços contábeis. Ela exige contrato escrito com cláusula rescisória e prazo de aviso prévio, e determina que o rompimento do vínculo seja formalizado por distrato, com a cessação das responsabilidades das partes. Sem distrato, o contador deve notificar o cliente do fim da relação.
| Tema | O que diz a norma |
|---|---|
| Distrato | Obrigatório no rompimento do contrato (Res. 1.590, art. 6º) |
| Documentos | O distrato deve prever que o cliente recebe seus documentos; pode indicar representante por escrito (art. 7º) |
| Comunicação ao novo contador | O contador que sai deve informar ao novo os fatos de que ele deva ter conhecimento (art. 8º e NBC PG 01, item 4) |
| Prazo de devolução | Forma e prazo de devolução de livros e arquivos devem constar no distrato (art. 9º) |
| Obrigações pendentes | Cabem ao contador anterior as obrigações acessórias do período do contrato, mesmo com vencimento posterior, salvo acordo (art. 10) |
| Retenção de documentos | É vedado reter livros, papéis ou arquivos, inclusive para forçar pagamento (NBC PG 01, item 5) |
Não confunda o distrato com a Carta de Responsabilidade da Administração. Esta é um documento anual que o cliente entrega ao contador no encerramento do exercício, declarando que as informações fornecidas são completas. Vale pedir cópia das cartas assinadas nos anos anteriores.
Qual o passo a passo para trocar de contador?
- Leia o contrato atual: prazo de aviso prévio, multa rescisória e forma de entrega dos documentos.
- Escolha o novo escritório e combine a data de início, de preferência no primeiro dia de um mês.
- Comunique a rescisão por escrito ao contador atual, citando a data de encerramento.
- Assine o distrato com a lista de documentos, a forma e o prazo de entrega e as obrigações que cada um assume.
- Receba os documentos e confira a lista de verificação da seção seguinte.
- Revogue procurações e acessos do escritório antigo e conceda ao novo.
- Peça ao novo contador uma revisão inicial: débitos, parcelamentos, declarações em atraso e regime tributário.
Quais documentos pedir ao contador anterior?
- Contrato social, alterações e cartão CNPJ atualizados.
- Livros Diário e Razão e balanços dos últimos cinco anos, com os arquivos da ECD e da ECF quando houver.
- Recibos de entrega das declarações: DEFIS ou DCTFWeb, EFD-Reinf, eSocial, DMED e DIRPF dos sócios, se ele fazia.
- Extratos do Simples Nacional (PGDAS-D) ou memórias de cálculo do Lucro Presumido.
- Folha de pagamento, pró-labore e informes de rendimentos emitidos.
- Relação de parcelamentos, débitos em aberto e processos fiscais.
- Alvarás, licenças sanitárias e inscrição municipal.
- Senhas e acessos sob guarda do escritório, para posterior troca.
Os documentos fiscais devem ser guardados no mínimo até o fim do prazo de decadência, em geral cinco anos. Peça os arquivos digitais em formato aberto, além dos PDFs, para que o novo escritório consiga importar os saldos.
Como transferir certificado digital, procurações e senhas?
O certificado digital e-CNPJ pertence à empresa. Se o arquivo A1 ficou com o escritório anterior, o mais seguro é revogá-lo e emitir um novo, ou ao menos trocar a senha e confirmar que não há cópias. Lembre que ele dá acesso a quase todos os sistemas fiscais da PJ.
- e-CAC: cancele a procuração eletrônica do contador anterior e cadastre a do novo, com os serviços necessários.
- Simples Nacional e eSocial: confirme quem tem acesso e troque códigos e senhas compartilhados.
- Prefeitura: altere o contador responsável no cadastro municipal e troque a senha do emissor de NFS-e.
- Estado: verifique se a PJ tem inscrição estadual; médicos geralmente não têm.
- Bancos e sistemas de gestão: revogue integrações e usuários do escritório antigo.
Também vale avisar os hospitais e clínicas tomadores, caso o contato de faturamento ou o envio das notas mude com o novo escritório.
Quais cuidados evitam problemas na transição?
- Não interrompa a emissão de notas: combine quem emite no mês da troca.
- Pague os honorários devidos até a data do distrato, para evitar disputa.
- Peça certidões negativas federal, estadual e municipal no início, para saber o ponto de partida.
- Guarde todas as comunicações por escrito, inclusive por e-mail ou WhatsApp.
- Se o contador antigo não entregar documentos, notifique formalmente e, se necessário, recorra ao CRC do estado.
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador no meio do ano?
Sim. Não há período obrigatório para a troca. O importante é definir no distrato a última competência de responsabilidade do contador anterior. Trocar no início do ano facilita, porque o encerramento do exercício anterior e a revisão do regime tributário ficam com quem já conhece a empresa, mas não é obrigatório.
O contador pode segurar meus documentos por falta de pagamento?
Não. A NBC PG 01, Código de Ética do Contador, veda reter abusivamente livros, papéis ou arquivos confiados à sua guarda, inclusive para forçar o cliente a cumprir obrigações contratuais. A cobrança de honorários deve seguir pelos meios próprios. Em caso de retenção, cabe denúncia ao CRC.
Quem entrega as declarações anuais depois da troca?
Pela Resolução CFC 1.590/2020, as obrigações acessórias cuja competência ocorreu durante o contrato ficam com o contador anterior, mesmo que vençam depois, salvo acordo diferente no distrato. Se a troca acontece no meio do ano, combine por escrito quem fará DEFIS, ECF ou DIRPF.
Preciso avisar a Receita Federal que troquei de contador?
Não existe um comunicado específico, mas você deve revogar a procuração eletrônica do antigo contador no e-CAC e outorgar uma ao novo. Na prefeitura e em alguns cadastros, há campo de contador responsável que precisa ser atualizado. O novo escritório normalmente cuida desses ajustes.
Trocar de contador gera custo extra para o médico?
Pode haver multa rescisória prevista no contrato antigo, se o aviso prévio não for cumprido, e alguns escritórios cobram taxa de implantação. Verifique as duas coisas antes de decidir. Se houver pendências fiscais herdadas, a regularização também pode ter custo, separado da troca em si.
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